Skip to content Skip to sidebar Skip to footer

50 Soal Manajemen Arsip Beserta Jawaban

Kumpulan Soal Pilihan Ganda Materi Manajemen Arsip

1. Apa yang dimaksud dengan manajemen arsip?
A) Penyimpanan semua dokumen tanpa penyusunan
B) Proses pengelolaan, penyimpanan, dan pemeliharaan dokumen
C) Penghancuran dokumen tanpa pertimbangan
D) Pengiriman dokumen tanpa izin

Jawaban: 
B) Proses pengelolaan, penyimpanan, dan pemeliharaan dokumen


2. Dokumen apa yang termasuk dalam arsip aktif?
A) Dokumen yang sudah usang
B) Dokumen yang masih sering digunakan
C) Dokumen yang tidak penting
D) Dokumen yang telah rusak

Jawaban: 
B) Dokumen yang masih sering digunakan


3. Apa fungsi utama manajemen arsip?
A) Menyulitkan akses ke dokumen
B) Mempercepat proses pengelolaan dokumen
C) Meningkatkan kerumitan arsip
D) Menyimpan dokumen tanpa tujuan

Jawaban: 
B) Mempercepat proses pengelolaan dokumen


4. Apa yang dimaksud dengan pengindeksan dokumen?
A) Menghapus dokumen yang tidak diperlukan
B) Memberi nomor urut pada dokumen
C) Menggandakan dokumen
D) Menyimpan dokumen di luar kantor

Jawaban: 
B) Memberi nomor urut pada dokumen


5. Mengapa pengelolaan dokumen elektronik penting dalam manajemen arsip?
A) Karena menghabiskan lebih banyak kertas
B) Karena memungkinkan akses yang lebih cepat dan efisien
C) Karena meningkatkan biaya penyimpanan fisik
D) Karena hanya menjadi tren baru

Jawaban: 
B) Karena memungkinkan akses yang lebih cepat dan efisien


6. Apa yang dimaksud dengan retensi dokumen?
A) Proses menggandakan dokumen
B) Batas waktu penyimpanan dokumen
C) Proses menghapus dokumen
D) Pengubahan dokumen

Jawaban: 
B) Batas waktu penyimpanan dokumen


7. Manajemen arsip elektronik sering menggunakan perangkat lunak apa untuk pengindeksan dan pencarian dokumen?
A) Spreadsheet
B) Sistem operasi
C) Sistem manajemen dokumen (DMS)
D) Perangkat keras

Jawaban:
C) Sistem manajemen dokumen (DMS)


8. Apa yang dimaksud dengan destruksi dokumen?
A) Proses menggandakan dokumen
B) Proses pengindeksan dokumen
C) Penghancuran dokumen yang tidak diperlukan lagi
D) Pengarsipan dokumen secara fisik

Jawaban: 
C) Penghancuran dokumen yang tidak diperlukan lagi


9. Siapa yang bertanggung jawab untuk mengelola arsip dalam sebuah organisasi?
A) Sekretaris perusahaan
B) Manajer HR
C) Pemilik perusahaan
D) Bagian manajemen arsip

Jawaban: 
D) Bagian manajemen arsip


10. Apa yang dimaksud dengan metadata dokumen?
A) Informasi yang mengidentifikasi dan menggambarkan dokumen
B) Dokumen yang terbuat dari logam
C) Dokumen yang tidak memiliki nilai
D) Dokumen yang disimpan di luar ruangan

Jawaban: 
A) Informasi yang mengidentifikasi dan menggambarkan dokumen


11. Bagaimana cara menjaga keamanan dokumen dalam manajemen arsip?
A) Menyimpan dokumen di tempat yang mudah diakses oleh semua orang
B) Tidak melakukan pengawasan terhadap akses dokumen
C) Menerapkan kontrol akses dan penyimpanan yang aman
D) Mengizinkan siapa saja untuk menghapus dokumen

Jawaban: 
C) Menerapkan kontrol akses dan penyimpanan yang aman


12. Apa yang dimaksud dengan arsip pasif?
A) Dokumen yang masih aktif digunakan
B) Dokumen yang telah dicetak
C) Dokumen yang tidak lagi sering digunakan
D) Dokumen yang tidak penting

Jawaban: 
C) Dokumen yang tidak lagi sering digunakan


13. Apa yang dimaksud dengan backup data dalam manajemen arsip?
A) Menghapus data
B) Mencetak data
C) Menyimpan salinan data yang aman untuk pemulihan jika diperlukan
D) Memindahkan data ke arsip pasif

Jawaban: 
C) Menyimpan salinan data yang aman untuk pemulihan jika diperlukan


14. Bagaimana cara merawat dokumen fisik dalam arsip?
A) Meletakkan dokumen di bawah sinar matahari langsung
B) Menyimpan dokumen dalam ruangan yang lembab
C) Menggunakan bahan arsip yang sesuai dan tempat penyimpanan yang tepat
D) Menyimpan dokumen di luar ruangan

Jawaban: 
C) Menggunakan bahan arsip yang sesuai dan tempat penyimpanan yang tepat


15. Apa yang dimaksud dengan retensi dokumen jangka panjang?
A) Dokumen yang hanya disimpan selama satu tahun
B) Dokumen yang disimpan untuk waktu yang sangat lama atau selamanya
C) Dokumen yang tidak pernah disimpan
D) Dokumen yang disimpan selama satu bulan

Jawaban: 
B) Dokumen yang disimpan untuk waktu yang sangat lama atau selamanya


16. Bagaimana cara mengatasi risiko kehilangan data dalam manajemen arsip?
A) Tidak melakukan backup data
B) Menyimpan data hanya dalam satu lokasi
C) Menggunakan teknologi yang tepat dan melakukan backup data secara berkala
D) Menyimpan data di luar kantor tanpa cadangan

Jawaban: 
C) Menggunakan teknologi yang tepat dan melakukan backup data secara berkala


17. Apa yang dimaksud dengan dokumen vital dalam manajemen arsip?
A) Dokumen yang tidak penting
B) Dokumen yang tidak pernah digunakan
C) Dokumen yang sangat penting bagi kelangsungan organisasi
D) Dokumen yang tidak memiliki nilai

Jawaban: 
C) Dokumen yang sangat penting bagi kelangsungan organisasi


18. Manajemen arsip elektronik dapat membantu organisasi dalam hal apa?
A) Meningkatkan biaya penyimpanan fisik
B) Mengurangi efisiensi operasional
C) Meningkatkan keamanan data dan akses yang cepat
D) Menghilangkan semua dokumen fisik

Jawaban: 
C) Meningkatkan keamanan data dan akses yang cepat


19. Apa yang dimaksud dengan siklus hidup dokumen dalam manajemen arsip?
A) Proses menghancurkan dokumen
B) Tahapan dari pembuatan hingga pemusnahan dokumen
C) Menggandakan dokumen
D) Menyimpan dokumen di luar ruangan

Jawaban: 
B) Tahapan dari pembuatan hingga pemusnahan dokumen


20. Bagaimana cara mengorganisasi dokumen dalam arsip fisik?
A) Menyimpan dokumen secara acak
B) Menggunakan pengindeksan dan pemilahan yang logis
C) Menyimpan semua dokumen dalam satu tumpukan
D) Menyimpan dokumen tanpa label

Jawaban: 
B) Menggunakan pengindeksan dan pemilahan yang logis


21. Apa yang dimaksud dengan pencatatan metadata dalam manajemen arsip elektronik?
A) Menyusun dokumen menjadi berbagai kategori
B) Menambahkan catatan tangan pada dokumen
C) Menyimpan dokumen di luar ruangan
D) Menyimpan informasi tambahan tentang dokumen seperti tanggal dan pembuatnya

Jawaban: 
D) Menyimpan informasi tambahan tentang dokumen seperti tanggal dan pembuatnya


22. Apa yang dimaksud dengan pemusnahan dokumen yang aman?
A) Menghapus dokumen secara sembarangan
B) Menghancurkan dokumen dengan metode yang aman dan sesuai dengan peraturan
C) Menyimpan dokumen selamanya
D) Menyimpan dokumen di luar ruangan

Jawaban: 
B) Menghancurkan dokumen dengan metode yang aman dan sesuai dengan peraturan


23. Bagaimana cara mengatur dokumen dalam arsip aktif?
A) Menyimpan semua dokumen dalam satu tempat
B) Menggunakan kategori yang tidak jelas
C) Menyimpan dokumen yang sering digunakan dengan mudah diakses
D) Tidak mengatur dokumen sama sekali

Jawaban: 
C) Menyimpan dokumen yang sering digunakan dengan mudah diakses


24. Apa yang dimaksud dengan arsip hibrida dalam manajemen arsip?
A) Gabungan antara dokumen fisik dan elektronik dalam satu sistem
B) Menyimpan semua dokumen dalam bentuk fisik
C) Menyimpan semua dokumen dalam bentuk elektronik
D) Menyimpan semua dokumen di luar kantor

Jawaban: 
A) Gabungan antara dokumen fisik dan elektronik dalam satu sistem


25. Mengapa kebijakan retensi dokumen penting dalam manajemen arsip?
A) Tidak ada kebijakan yang diperlukan
B) Untuk menghancurkan semua dokumen
C) Untuk menentukan berapa lama dokumen harus disimpan
D) Untuk menyimpan semua dokumen selamanya

Jawaban: 
C) Untuk menentukan berapa lama dokumen harus disimpan


26. Apa yang dimaksud dengan audit arsip?
A) Proses menyusun dokumen
B) Pemeriksaan terhadap dokumen untuk memastikan kepatuhan
C) Menggandakan dokumen
D) Menyimpan dokumen di luar ruangan

Jawaban: 
B) Pemeriksaan terhadap dokumen untuk memastikan kepatuhan


27. Manajemen arsip yang baik dapat membantu organisasi dalam hal apa?
A) Menghambat efisiensi operasional
B) Menambah biaya penyimpanan fisik
C) Meningkatkan transparansi dan akuntabilitas
D) Menghilangkan semua dokumen fisik

Jawaban: 
C) Meningkatkan transparansi dan akuntabilitas


28. Apa yang dimaksud dengan dokumen asli dalam manajemen arsip?
A) Dokumen yang tidak penting
B) Dokumen yang telah dicetak ulang
C) Dokumen yang pertama kali dibuat
D) Dokumen yang tidak memiliki nilai

Jawaban: 
C) Dokumen yang pertama kali dibuat


29. Bagaimana cara melindungi arsip fisik dari kerusakan?
A) Menyimpan arsip di luar ruangan
B) Menggunakan bahan arsip yang tahan air dan tahan api
C) Tidak melakukan perawatan khusus
D) Menyimpan arsip secara sembarangan

Jawaban: 
B) Menggunakan bahan arsip yang tahan air dan tahan api


30. Apa yang dimaksud dengan arsip terbuka dalam manajemen arsip?
A) Arsip yang selalu ditutup
B) Arsip yang dapat diakses oleh publik atau pihak lain
C) Arsip yang tidak memiliki nilai
D) Arsip yang tidak pernah digunakan

Jawaban: 
B) Arsip yang dapat diakses oleh publik atau pihak lain


31. Bagaimana cara mengatasi masalah pengarahan dokumen dalam manajemen arsip?
A) Tidak memberikan petunjuk pada dokumen
B) Menggunakan pengindeksan yang baik
C) Menyimpan dokumen tanpa label
D) Menyimpan semua dokumen dalam satu tumpukan

Jawaban: 
B) Menggunakan pengindeksan yang baik


32. Apa yang dimaksud dengan arsip inaktif dalam manajemen arsip?
A) Arsip yang selalu aktif
B) Arsip yang tidak pernah digunakan
C) Arsip yang hanya berisi dokumen elektronik
D) Arsip yang terlalu besar

Jawaban: 
B) Arsip yang tidak pernah digunakan


33. Apa yang dimaksud dengan manajemen arsip berbasis cloud?
A) Menghapus semua dokumen
B) Menyimpan semua dokumen dalam satu komputer
C) Menyimpan dokumen dalam penyimpanan awan (cloud)
D) Menyimpan dokumen di luar ruangan

Jawaban: 
C) Menyimpan dokumen dalam penyimpanan awan (cloud)


34. Bagaimana cara mengatasi risiko kebakaran dalam manajemen arsip fisik?
A) Menyimpan dokumen di luar ruangan
B) Menggunakan bahan arsip yang mudah terbakar
C) Menggunakan bahan arsip yang tahan api dan pemadam api
D) Tidak melakukan apa-apa

Jawaban: 
C) Menggunakan bahan arsip yang tahan api dan pemadam api


35. Apa yang dimaksud dengan arsip dinamis dalam manajemen arsip?
A) Arsip yang tidak pernah digunakan
B) Arsip yang selalu aktif dan terus berkembang
C) Arsip yang hanya berisi dokumen fisik
D) Arsip yang terlalu besar

Jawaban: 
B) Arsip yang selalu aktif dan terus berkembang


36. Bagaimana cara mengatasi risiko kehilangan data dalam manajemen arsip elektronik?
A) Tidak melakukan backup data
B) Menggunakan teknologi yang tidak aman
C) Menyimpan semua data dalam satu lokasi
D) Melakukan backup data secara berkala dan menggunakan teknologi yang aman

Jawaban: 
D) Melakukan backup data secara berkala dan menggunakan teknologi yang aman


37. Apa yang dimaksud dengan arsip statis dalam manajemen arsip?
A) Arsip yang selalu aktif
B) Arsip yang tidak pernah digunakan
C) Arsip yang hanya berisi dokumen elektronik
D) Arsip yang tidak pernah berkembang

Jawaban: 
D) Arsip yang tidak pernah berkembang


38. Bagaimana cara mengatasi risiko pencurian dalam manajemen arsip fisik?
A) Tidak mengunci tempat penyimpanan
B) Menggunakan bahan arsip yang tidak tahan lama
C) Menggunakan sistem keamanan yang baik dan mengunci tempat penyimpanan
D) Tidak melakukan apa-apa

Jawaban: 
C) Menggunakan sistem keamanan yang baik dan mengunci tempat penyimpanan


39. Apa yang dimaksud dengan metadata arsip dalam manajemen arsip elektronik?
A) Informasi yang mengidentifikasi dan menggambarkan arsip secara keseluruhan
B) Informasi yang mengidentifikasi pengguna dokumen
C) Informasi yang mengidentifikasi lokasi dokumen
D) Informasi yang mengidentifikasi waktu pengarsipan dokumen

Jawaban: 
A) Informasi yang mengidentifikasi dan menggambarkan arsip secara keseluruhan


40. Apa yang dimaksud dengan sistem manajemen rekaman elektronik (ERMS)?
A) Sistem untuk menghapus semua rekaman elektronik
B) Sistem untuk menggandakan rekaman elektronik
C) Sistem untuk mengindeks rekaman elektronik
D) Sistem untuk mengelola dan melacak rekaman elektronik

Jawaban: 
D) Sistem untuk mengelola dan melacak rekaman elektronik


41. Bagaimana cara mengatasi risiko kerusakan akibat cuaca dalam manajemen arsip fisik?
A) Menyimpan arsip di luar ruangan
B) Menggunakan bahan arsip yang tidak tahan cuaca
C) Menggunakan bahan arsip yang tahan cuaca dan menyimpan arsip di tempat yang aman
D) Tidak melakukan apa-apa

Jawaban: 
C) Menggunakan bahan arsip yang tahan cuaca dan menyimpan arsip di tempat yang aman


42. Apa yang dimaksud dengan arsip semi-aktif dalam manajemen arsip?
A) Arsip yang selalu aktif
B) Arsip yang tidak pernah digunakan
C) Arsip yang hanya berisi dokumen fisik
D) Arsip yang jarang digunakan, tetapi masih diperlukan

Jawaban: 
D) Arsip yang jarang digunakan, tetapi masih diperlukan


43. Bagaimana cara mengatasi risiko kehilangan dokumen dalam manajemen arsip fisik?
A) Tidak membuat salinan dokumen
B) Menggunakan lembaran dokumen yang mudah rusak
C) Menggunakan lembaran dokumen yang tahan lama dan membuat salinan dokumen
D) Tidak melakukan apa-apa

Jawaban: 
C) Menggunakan lembaran dokumen yang tahan lama dan membuat salinan dokumen


44. Apa yang dimaksud dengan pusat pengarsipan eksternal dalam manajemen arsip?
A) Tempat penyimpanan dokumen di dalam kantor
B) Tempat penyimpanan dokumen di luar kantor
C) Tempat penyimpanan dokumen di luar negeri
D) Tempat penyimpanan dokumen yang tidak aman

Jawaban: 
B) Tempat penyimpanan dokumen di luar kantor


45. Bagaimana cara mengatasi risiko kehilangan akses ke dokumen dalam manajemen arsip elektronik?
A) Tidak menggunakan sistem manajemen dokumen (DMS)
B) Menggunakan sistem DMS yang tidak efektif
C) Menggunakan sistem DMS yang efektif dan memberikan akses yang terbatas
D) Tidak melakukan backup data

Jawaban: 
C) Menggunakan sistem DMS yang efektif dan memberikan akses yang terbatas


46. Apa yang dimaksud dengan penyimpanan jangka panjang dalam manajemen arsip elektronik?
A) Menyimpan dokumen selamanya
B) Menyimpan dokumen hanya selama beberapa bulan
C) Menyimpan dokumen selama beberapa tahun
D) Menyimpan dokumen hanya selama beberapa hari

Jawaban: 
A) Menyimpan dokumen selamanya


47. Bagaimana cara mengatasi risiko kerusakan akibat bencana alam dalam manajemen arsip fisik?
A) Tidak melakukan apa-apa
B) Menggunakan bahan arsip yang tidak tahan bencana alam
C) Menggunakan bahan arsip yang tahan bencana alam dan menyimpan arsip di tempat yang aman
D) Menyimpan arsip di luar ruangan

Jawaban: 
C) Menggunakan bahan arsip yang tahan bencana alam dan menyimpan arsip di tempat yang aman


48. Apa yang dimaksud dengan kebijakan retensi elektronik dalam manajemen arsip?
A) Kebijakan untuk menghapus semua dokumen elektronik
B) Kebijakan untuk menyimpan semua dokumen elektronik selamanya
C) Kebijakan untuk menentukan berapa lama dokumen elektronik harus disimpan
D) Kebijakan untuk menghapus semua dokumen fisik

Jawaban: 
C) Kebijakan untuk menentukan berapa lama dokumen elektronik harus disimpan


49. Bagaimana cara mengatasi risiko kerusakan akibat kelembaban dalam manajemen arsip fisik?
A) Menyimpan arsip di luar ruangan
B) Menggunakan bahan arsip yang tidak tahan kelembaban
C) Menggunakan bahan arsip yang tahan kelembaban dan menyimpan arsip di tempat yang kering
D) Tidak melakukan apa-apa

Jawaban: 
C) Menggunakan bahan arsip yang tahan kelembaban dan menyimpan arsip di tempat yang kering


50. Apa yang dimaksud dengan arsip pribadi dalam manajemen arsip?
A) Arsip yang hanya bisa diakses oleh satu orang
B) Arsip yang selalu aktif
C) Arsip yang hanya berisi dokumen elektronik
D) Arsip yang tidak memiliki nilai

Jawaban: 
A) Arsip yang hanya bisa diakses oleh satu orang