50 Soal Manajemen Arsip Beserta Jawaban
Kumpulan Soal Pilihan Ganda Materi Manajemen Arsip
1. Apa yang dimaksud dengan manajemen arsip?
A) Penyimpanan semua dokumen tanpa penyusunan
B) Proses pengelolaan, penyimpanan, dan pemeliharaan dokumen
C) Penghancuran dokumen tanpa pertimbangan
D) Pengiriman dokumen tanpa izin
Jawaban:
B) Proses pengelolaan, penyimpanan, dan pemeliharaan dokumen
2. Dokumen apa yang termasuk dalam arsip aktif?
A) Dokumen yang sudah usang
B) Dokumen yang masih sering digunakan
C) Dokumen yang tidak penting
D) Dokumen yang telah rusak
Jawaban:
B) Dokumen yang masih sering digunakan
3. Apa fungsi utama manajemen arsip?
A) Menyulitkan akses ke dokumen
B) Mempercepat proses pengelolaan dokumen
C) Meningkatkan kerumitan arsip
D) Menyimpan dokumen tanpa tujuan
Jawaban:
B) Mempercepat proses pengelolaan dokumen
4. Apa yang dimaksud dengan pengindeksan dokumen?
A) Menghapus dokumen yang tidak diperlukan
B) Memberi nomor urut pada dokumen
C) Menggandakan dokumen
D) Menyimpan dokumen di luar kantor
Jawaban:
B) Memberi nomor urut pada dokumen
5. Mengapa pengelolaan dokumen elektronik penting dalam manajemen arsip?
A) Karena menghabiskan lebih banyak kertas
B) Karena memungkinkan akses yang lebih cepat dan efisien
C) Karena meningkatkan biaya penyimpanan fisik
D) Karena hanya menjadi tren baru
Jawaban:
B) Karena memungkinkan akses yang lebih cepat dan efisien
6. Apa yang dimaksud dengan retensi dokumen?
A) Proses menggandakan dokumen
B) Batas waktu penyimpanan dokumen
C) Proses menghapus dokumen
D) Pengubahan dokumen
Jawaban:
B) Batas waktu penyimpanan dokumen
7. Manajemen arsip elektronik sering menggunakan perangkat lunak apa untuk pengindeksan dan pencarian dokumen?
A) Spreadsheet
B) Sistem operasi
C) Sistem manajemen dokumen (DMS)
D) Perangkat keras
Jawaban:
C) Sistem manajemen dokumen (DMS)
8. Apa yang dimaksud dengan destruksi dokumen?
A) Proses menggandakan dokumen
B) Proses pengindeksan dokumen
C) Penghancuran dokumen yang tidak diperlukan lagi
D) Pengarsipan dokumen secara fisik
Jawaban:
C) Penghancuran dokumen yang tidak diperlukan lagi
9. Siapa yang bertanggung jawab untuk mengelola arsip dalam sebuah organisasi?
A) Sekretaris perusahaan
B) Manajer HR
C) Pemilik perusahaan
D) Bagian manajemen arsip
Jawaban:
D) Bagian manajemen arsip
10. Apa yang dimaksud dengan metadata dokumen?
A) Informasi yang mengidentifikasi dan menggambarkan dokumen
B) Dokumen yang terbuat dari logam
C) Dokumen yang tidak memiliki nilai
D) Dokumen yang disimpan di luar ruangan
Jawaban:
A) Informasi yang mengidentifikasi dan menggambarkan dokumen
11. Bagaimana cara menjaga keamanan dokumen dalam manajemen arsip?
A) Menyimpan dokumen di tempat yang mudah diakses oleh semua orang
B) Tidak melakukan pengawasan terhadap akses dokumen
C) Menerapkan kontrol akses dan penyimpanan yang aman
D) Mengizinkan siapa saja untuk menghapus dokumen
Jawaban:
C) Menerapkan kontrol akses dan penyimpanan yang aman
12. Apa yang dimaksud dengan arsip pasif?
A) Dokumen yang masih aktif digunakan
B) Dokumen yang telah dicetak
C) Dokumen yang tidak lagi sering digunakan
D) Dokumen yang tidak penting
Jawaban:
C) Dokumen yang tidak lagi sering digunakan
13. Apa yang dimaksud dengan backup data dalam manajemen arsip?
A) Menghapus data
B) Mencetak data
C) Menyimpan salinan data yang aman untuk pemulihan jika diperlukan
D) Memindahkan data ke arsip pasif
Jawaban:
C) Menyimpan salinan data yang aman untuk pemulihan jika diperlukan
14. Bagaimana cara merawat dokumen fisik dalam arsip?
A) Meletakkan dokumen di bawah sinar matahari langsung
B) Menyimpan dokumen dalam ruangan yang lembab
C) Menggunakan bahan arsip yang sesuai dan tempat penyimpanan yang tepat
D) Menyimpan dokumen di luar ruangan
Jawaban:
C) Menggunakan bahan arsip yang sesuai dan tempat penyimpanan yang tepat
15. Apa yang dimaksud dengan retensi dokumen jangka panjang?
A) Dokumen yang hanya disimpan selama satu tahun
B) Dokumen yang disimpan untuk waktu yang sangat lama atau selamanya
C) Dokumen yang tidak pernah disimpan
D) Dokumen yang disimpan selama satu bulan
Jawaban:
B) Dokumen yang disimpan untuk waktu yang sangat lama atau selamanya
16. Bagaimana cara mengatasi risiko kehilangan data dalam manajemen arsip?
A) Tidak melakukan backup data
B) Menyimpan data hanya dalam satu lokasi
C) Menggunakan teknologi yang tepat dan melakukan backup data secara berkala
D) Menyimpan data di luar kantor tanpa cadangan
Jawaban:
C) Menggunakan teknologi yang tepat dan melakukan backup data secara berkala
17. Apa yang dimaksud dengan dokumen vital dalam manajemen arsip?
A) Dokumen yang tidak penting
B) Dokumen yang tidak pernah digunakan
C) Dokumen yang sangat penting bagi kelangsungan organisasi
D) Dokumen yang tidak memiliki nilai
Jawaban:
C) Dokumen yang sangat penting bagi kelangsungan organisasi
18. Manajemen arsip elektronik dapat membantu organisasi dalam hal apa?
A) Meningkatkan biaya penyimpanan fisik
B) Mengurangi efisiensi operasional
C) Meningkatkan keamanan data dan akses yang cepat
D) Menghilangkan semua dokumen fisik
Jawaban:
C) Meningkatkan keamanan data dan akses yang cepat
19. Apa yang dimaksud dengan siklus hidup dokumen dalam manajemen arsip?
A) Proses menghancurkan dokumen
B) Tahapan dari pembuatan hingga pemusnahan dokumen
C) Menggandakan dokumen
D) Menyimpan dokumen di luar ruangan
Jawaban:
B) Tahapan dari pembuatan hingga pemusnahan dokumen
20. Bagaimana cara mengorganisasi dokumen dalam arsip fisik?
A) Menyimpan dokumen secara acak
B) Menggunakan pengindeksan dan pemilahan yang logis
C) Menyimpan semua dokumen dalam satu tumpukan
D) Menyimpan dokumen tanpa label
Jawaban:
B) Menggunakan pengindeksan dan pemilahan yang logis
21. Apa yang dimaksud dengan pencatatan metadata dalam manajemen arsip elektronik?
A) Menyusun dokumen menjadi berbagai kategori
B) Menambahkan catatan tangan pada dokumen
C) Menyimpan dokumen di luar ruangan
D) Menyimpan informasi tambahan tentang dokumen seperti tanggal dan pembuatnya
Jawaban:
D) Menyimpan informasi tambahan tentang dokumen seperti tanggal dan pembuatnya
22. Apa yang dimaksud dengan pemusnahan dokumen yang aman?
A) Menghapus dokumen secara sembarangan
B) Menghancurkan dokumen dengan metode yang aman dan sesuai dengan peraturan
C) Menyimpan dokumen selamanya
D) Menyimpan dokumen di luar ruangan
Jawaban:
B) Menghancurkan dokumen dengan metode yang aman dan sesuai dengan peraturan
23. Bagaimana cara mengatur dokumen dalam arsip aktif?
A) Menyimpan semua dokumen dalam satu tempat
B) Menggunakan kategori yang tidak jelas
C) Menyimpan dokumen yang sering digunakan dengan mudah diakses
D) Tidak mengatur dokumen sama sekali
Jawaban:
C) Menyimpan dokumen yang sering digunakan dengan mudah diakses
24. Apa yang dimaksud dengan arsip hibrida dalam manajemen arsip?
A) Gabungan antara dokumen fisik dan elektronik dalam satu sistem
B) Menyimpan semua dokumen dalam bentuk fisik
C) Menyimpan semua dokumen dalam bentuk elektronik
D) Menyimpan semua dokumen di luar kantor
Jawaban:
A) Gabungan antara dokumen fisik dan elektronik dalam satu sistem
25. Mengapa kebijakan retensi dokumen penting dalam manajemen arsip?
A) Tidak ada kebijakan yang diperlukan
B) Untuk menghancurkan semua dokumen
C) Untuk menentukan berapa lama dokumen harus disimpan
D) Untuk menyimpan semua dokumen selamanya
Jawaban:
C) Untuk menentukan berapa lama dokumen harus disimpan
26. Apa yang dimaksud dengan audit arsip?
A) Proses menyusun dokumen
B) Pemeriksaan terhadap dokumen untuk memastikan kepatuhan
C) Menggandakan dokumen
D) Menyimpan dokumen di luar ruangan
Jawaban:
B) Pemeriksaan terhadap dokumen untuk memastikan kepatuhan
27. Manajemen arsip yang baik dapat membantu organisasi dalam hal apa?
A) Menghambat efisiensi operasional
B) Menambah biaya penyimpanan fisik
C) Meningkatkan transparansi dan akuntabilitas
D) Menghilangkan semua dokumen fisik
Jawaban:
C) Meningkatkan transparansi dan akuntabilitas
28. Apa yang dimaksud dengan dokumen asli dalam manajemen arsip?
A) Dokumen yang tidak penting
B) Dokumen yang telah dicetak ulang
C) Dokumen yang pertama kali dibuat
D) Dokumen yang tidak memiliki nilai
Jawaban:
C) Dokumen yang pertama kali dibuat
29. Bagaimana cara melindungi arsip fisik dari kerusakan?
A) Menyimpan arsip di luar ruangan
B) Menggunakan bahan arsip yang tahan air dan tahan api
C) Tidak melakukan perawatan khusus
D) Menyimpan arsip secara sembarangan
Jawaban:
B) Menggunakan bahan arsip yang tahan air dan tahan api
30. Apa yang dimaksud dengan arsip terbuka dalam manajemen arsip?
A) Arsip yang selalu ditutup
B) Arsip yang dapat diakses oleh publik atau pihak lain
C) Arsip yang tidak memiliki nilai
D) Arsip yang tidak pernah digunakan
Jawaban:
B) Arsip yang dapat diakses oleh publik atau pihak lain
31. Bagaimana cara mengatasi masalah pengarahan dokumen dalam manajemen arsip?
A) Tidak memberikan petunjuk pada dokumen
B) Menggunakan pengindeksan yang baik
C) Menyimpan dokumen tanpa label
D) Menyimpan semua dokumen dalam satu tumpukan
Jawaban:
B) Menggunakan pengindeksan yang baik
32. Apa yang dimaksud dengan arsip inaktif dalam manajemen arsip?
A) Arsip yang selalu aktif
B) Arsip yang tidak pernah digunakan
C) Arsip yang hanya berisi dokumen elektronik
D) Arsip yang terlalu besar
Jawaban:
B) Arsip yang tidak pernah digunakan
33. Apa yang dimaksud dengan manajemen arsip berbasis cloud?
A) Menghapus semua dokumen
B) Menyimpan semua dokumen dalam satu komputer
C) Menyimpan dokumen dalam penyimpanan awan (cloud)
D) Menyimpan dokumen di luar ruangan
Jawaban:
C) Menyimpan dokumen dalam penyimpanan awan (cloud)
34. Bagaimana cara mengatasi risiko kebakaran dalam manajemen arsip fisik?
A) Menyimpan dokumen di luar ruangan
B) Menggunakan bahan arsip yang mudah terbakar
C) Menggunakan bahan arsip yang tahan api dan pemadam api
D) Tidak melakukan apa-apa
Jawaban:
C) Menggunakan bahan arsip yang tahan api dan pemadam api
35. Apa yang dimaksud dengan arsip dinamis dalam manajemen arsip?
A) Arsip yang tidak pernah digunakan
B) Arsip yang selalu aktif dan terus berkembang
C) Arsip yang hanya berisi dokumen fisik
D) Arsip yang terlalu besar
Jawaban:
B) Arsip yang selalu aktif dan terus berkembang
36. Bagaimana cara mengatasi risiko kehilangan data dalam manajemen arsip elektronik?
A) Tidak melakukan backup data
B) Menggunakan teknologi yang tidak aman
C) Menyimpan semua data dalam satu lokasi
D) Melakukan backup data secara berkala dan menggunakan teknologi yang aman
Jawaban:
D) Melakukan backup data secara berkala dan menggunakan teknologi yang aman
37. Apa yang dimaksud dengan arsip statis dalam manajemen arsip?
A) Arsip yang selalu aktif
B) Arsip yang tidak pernah digunakan
C) Arsip yang hanya berisi dokumen elektronik
D) Arsip yang tidak pernah berkembang
Jawaban:
D) Arsip yang tidak pernah berkembang
38. Bagaimana cara mengatasi risiko pencurian dalam manajemen arsip fisik?
A) Tidak mengunci tempat penyimpanan
B) Menggunakan bahan arsip yang tidak tahan lama
C) Menggunakan sistem keamanan yang baik dan mengunci tempat penyimpanan
D) Tidak melakukan apa-apa
Jawaban:
C) Menggunakan sistem keamanan yang baik dan mengunci tempat penyimpanan
39. Apa yang dimaksud dengan metadata arsip dalam manajemen arsip elektronik?
A) Informasi yang mengidentifikasi dan menggambarkan arsip secara keseluruhan
B) Informasi yang mengidentifikasi pengguna dokumen
C) Informasi yang mengidentifikasi lokasi dokumen
D) Informasi yang mengidentifikasi waktu pengarsipan dokumen
Jawaban:
A) Informasi yang mengidentifikasi dan menggambarkan arsip secara keseluruhan
40. Apa yang dimaksud dengan sistem manajemen rekaman elektronik (ERMS)?
A) Sistem untuk menghapus semua rekaman elektronik
B) Sistem untuk menggandakan rekaman elektronik
C) Sistem untuk mengindeks rekaman elektronik
D) Sistem untuk mengelola dan melacak rekaman elektronik
Jawaban:
D) Sistem untuk mengelola dan melacak rekaman elektronik
41. Bagaimana cara mengatasi risiko kerusakan akibat cuaca dalam manajemen arsip fisik?
A) Menyimpan arsip di luar ruangan
B) Menggunakan bahan arsip yang tidak tahan cuaca
C) Menggunakan bahan arsip yang tahan cuaca dan menyimpan arsip di tempat yang aman
D) Tidak melakukan apa-apa
Jawaban:
C) Menggunakan bahan arsip yang tahan cuaca dan menyimpan arsip di tempat yang aman
42. Apa yang dimaksud dengan arsip semi-aktif dalam manajemen arsip?
A) Arsip yang selalu aktif
B) Arsip yang tidak pernah digunakan
C) Arsip yang hanya berisi dokumen fisik
D) Arsip yang jarang digunakan, tetapi masih diperlukan
Jawaban:
D) Arsip yang jarang digunakan, tetapi masih diperlukan
43. Bagaimana cara mengatasi risiko kehilangan dokumen dalam manajemen arsip fisik?
A) Tidak membuat salinan dokumen
B) Menggunakan lembaran dokumen yang mudah rusak
C) Menggunakan lembaran dokumen yang tahan lama dan membuat salinan dokumen
D) Tidak melakukan apa-apa
Jawaban:
C) Menggunakan lembaran dokumen yang tahan lama dan membuat salinan dokumen
44. Apa yang dimaksud dengan pusat pengarsipan eksternal dalam manajemen arsip?
A) Tempat penyimpanan dokumen di dalam kantor
B) Tempat penyimpanan dokumen di luar kantor
C) Tempat penyimpanan dokumen di luar negeri
D) Tempat penyimpanan dokumen yang tidak aman
Jawaban:
B) Tempat penyimpanan dokumen di luar kantor
45. Bagaimana cara mengatasi risiko kehilangan akses ke dokumen dalam manajemen arsip elektronik?
A) Tidak menggunakan sistem manajemen dokumen (DMS)
B) Menggunakan sistem DMS yang tidak efektif
C) Menggunakan sistem DMS yang efektif dan memberikan akses yang terbatas
D) Tidak melakukan backup data
Jawaban:
C) Menggunakan sistem DMS yang efektif dan memberikan akses yang terbatas
46. Apa yang dimaksud dengan penyimpanan jangka panjang dalam manajemen arsip elektronik?
A) Menyimpan dokumen selamanya
B) Menyimpan dokumen hanya selama beberapa bulan
C) Menyimpan dokumen selama beberapa tahun
D) Menyimpan dokumen hanya selama beberapa hari
Jawaban:
A) Menyimpan dokumen selamanya
47. Bagaimana cara mengatasi risiko kerusakan akibat bencana alam dalam manajemen arsip fisik?
A) Tidak melakukan apa-apa
B) Menggunakan bahan arsip yang tidak tahan bencana alam
C) Menggunakan bahan arsip yang tahan bencana alam dan menyimpan arsip di tempat yang aman
D) Menyimpan arsip di luar ruangan
Jawaban:
C) Menggunakan bahan arsip yang tahan bencana alam dan menyimpan arsip di tempat yang aman
48. Apa yang dimaksud dengan kebijakan retensi elektronik dalam manajemen arsip?
A) Kebijakan untuk menghapus semua dokumen elektronik
B) Kebijakan untuk menyimpan semua dokumen elektronik selamanya
C) Kebijakan untuk menentukan berapa lama dokumen elektronik harus disimpan
D) Kebijakan untuk menghapus semua dokumen fisik
Jawaban:
C) Kebijakan untuk menentukan berapa lama dokumen elektronik harus disimpan
49. Bagaimana cara mengatasi risiko kerusakan akibat kelembaban dalam manajemen arsip fisik?
A) Menyimpan arsip di luar ruangan
B) Menggunakan bahan arsip yang tidak tahan kelembaban
C) Menggunakan bahan arsip yang tahan kelembaban dan menyimpan arsip di tempat yang kering
D) Tidak melakukan apa-apa
Jawaban:
C) Menggunakan bahan arsip yang tahan kelembaban dan menyimpan arsip di tempat yang kering
50. Apa yang dimaksud dengan arsip pribadi dalam manajemen arsip?
A) Arsip yang hanya bisa diakses oleh satu orang
B) Arsip yang selalu aktif
C) Arsip yang hanya berisi dokumen elektronik
D) Arsip yang tidak memiliki nilai
Jawaban:
A) Arsip yang hanya bisa diakses oleh satu orang